tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Tulikivi Oyj

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja (päivitetty 22.5.2018)

 

1. Rekisterinpitäjä

Tulikivi Oyj
Kuhnustantie 10
83900 JUUKA
Puh.  0403 063 100 (vaihde)
Email tulikivi@tulikivi.fi
www.tulikivi.com

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tulikivi Oyj
Tietosuojatiimi
Joensuuntie 1226 B
83900 Juuka
Puh: 0403 063 100 (vaihde)
Email: tulikivi@tulikivi.fi

 

2a. Tietosuojavastaava

Tulikivi Oyj
Kuhnustantie 10
83900 JUUKA
Puh.  0403 063 100 (vaihde)
Email tietosuojavastaava@tulikivi.fi

 

3. Rekisterin nimi

Tulikivi Asiakasrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä on joko asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan Tulikivelle antama toimeksianto tai Tulikiven ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Käsittelyn perusteena voi olla myös rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Tulikiven asiakasrekisterin asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:
•    Asiakkaan tunnistaminen ja käyttäjänhallinta. Asiakkaiden yksilöinti (identifiointi), todentaminen (autentikointi) ja valtuuttaminen (auktorisointi) Tulikiven palveluissa. Palvelujen tietoturvallisuus sekä käyttöoikeuksien ja pääsyn hallinta.
•    Asiakkaan palveleminen ja asiakassuhteen operatiivinen hoito, hallinta ja kehittäminen. Asiakastietojen sekä asiakas- ja kontaktihistorian hallinta. Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen asiakkaalle sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun varmistaminen.
•    Tulikiven toiminnan, palvelujen ja maksamisen toteuttaminen sekä analysointi, raportointi, kehittäminen ja personointi. Palvelu- ja maksutapahtumien varmistaminen ja hallinnointi. Toiminnan laadun ja turvallisuuden varmistaminen.
•    Asiakkuuksien analysointi, ennustaminen, ryhmittely ja kehittäminen. Tutkimus ja tilastolliset analyysit. Asiakas- ja markkinointiviestinnän kohdentaminen, tuote- ja palvelutarjoaman kehittäminen sekä liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi.
•    Palvelujen tarjoaminen ja markkinointi sekä asiakas- ja markkinointiviestinnän toteuttaminen ja seuranta. Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi. Viestintä- ja kampanjahistorian hallinta.

Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot

Asiakkaalla on mahdollisuus päivittää suoramarkkinoinnin suostumuksia ja kieltoja nettisivujen, verkkokaupan sekä sähköpostien kautta.
Asiakas voi antaa suostumuksensa suoramarkkinointiin
•    Sähköpostiin
•    Matkapuhelimeen

 

5. Rekisterin tietosisältö

Tulikiven asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:
Asiakkaan perustiedot

• Nimitiedot
• Yhteystiedot
  - Osoitetiedot
  - Puhelinnumero
  - Sähköpostiosoite
• Asiointikieli
• Yritysasiakkailla lisäksi organisaation tiedot

Yksilöivät tunnisteet
Asiakkaan yksilöivät tunnisteet:

• Asiakasnumero
• Käyttäjätunnus ja salasana verkkopalveluja varten
• Salattu/hajautettu asiakasnumero verkkopalveluja varten

Verkkopalvelujen käyttöön liittyvät asiakkaan tunnisteet:

• Asiakkaan käyttämälle päätelaitteelle annettava tunniste jokaisen palveluun kirjautumisen yhteydessä

 Asiakkuuteen liittyvät tiedot

• Asiakkaan ostot ja kontaktihistoria
• Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot
• Asiakkaan itse ilmoittamat personoivat tiedot
• Asiakkaan ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot
• Tiedot ulkoisista tietolähteistä
• Kampanjoiden tiedot ja niihin liittyvät seurantatiedot
• Vastuullisen asiakkuusmallin tulos- ja luokittelutiedot
• Väärinkäytösten ehkäisyyn liittyvät tiedot
• Verkkokaupan ostotiedot

Tulikivi Oyj säilyttää vain toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä, verkkopalvelun omat tiedot -osiossa, tuotteiden ja palvelujen käytön yhteydessä, asiakaspalvelun yhteydessä sekä asiakkaan osallistuessa tuote- ja palvelukehitykseen, tutkimuksiin tai kyselyihin.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy Tulikiven tietojärjestelmiin myös asiakkaan suostumuksella Tulikiven verkkopalvelujen käytön yhteydessä.

Asiakkaan tietoja päivitetään ja tarkistetaan tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi väestötietojärjestelmästä sekä organisaatioihin liittyen muista ulkoisista lähteistä.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

Evästeiden käyttö

Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa.

Tulikivi käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelujen käyttöä. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun kehittämiseksi.

Evästeitä ja niistä saatua tietoa voidaan käyttää myös kohdennetun viestinnän, mainonnan ja sisällön tuottamiseen verkkopalvelussa (esim. vierailtuasi verkkosivustollamme voimme mainostaa aiemmin katselemiasi tuotteita ja niihin liittyviä muita tuotteita kumppaneidemme verkkosivustoilla), sivuston kehittämiseen sekä markkinointitoimenpiteiden mittaamisessa ja optimoinnissa.

Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden käytölle tai kieltää sen selaimensa asetuksista.

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakkaan henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Tulikivi Oyj:n organisaation tai tytäryhtiöiden ulkopuolisille tahoille.

Tulikivi Oyj voi luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen osapuolille markkinointi-, markkinointitutkimus-, kysely- tai tietokantatarkoituksia varten. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön.

Tulikivi Oyj voi käyttää myös kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, kuten sähköpostipalveluiden tarjoajia, luottotietoyhtiöitä, data-analyysi- ja yhtiötietojen tarjoamispalveluita. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille tilanteissa, jossa voimassa oleva laki tai asetus taikka muu viranomaisen määräys niin vaatii, taikka palveluiden yleisten sopimusehtojen noudattamisen valvomiseksi ja varmistamiseksi sekä palveluiden turvallisuuden takaamiseksi.

Lisäksi voimme luovuttaa ei-henkilökohtaisia tietoja (kuten palveluihin ohjanneiden sivustojen osoitteita ja palvelusta poistumiseen käytettyjä osoitteita, sekä tietoja laitealustatyypeistä, palveluhyödykkeiden käytöstä, klikkauksista ja niin edelleen) niistä kiinnostuneille kolmansille osapuolille avustaaksemme näitä ymmärtämään tiettyjen sisältöjen käyttötapoja, palveluita, kampanjoita ja/tai palveluiden käytettävyyttä ja kiinnostavuutta.

Viranomaisille tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Asiakastietoja voidaan siirtää asiakkaan suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma-, arvonta- tai tutkimusrekistereihin. Näiden rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla.

Tulikivi Oyj voi luovuttaa henkilötietoja mahdollisen yrityskaupan, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä, jossa Tulikivi Oyj tai sen liiketoiminta tai näiden osa myydään tietojen vastaanottajalle.

Konsernin sisällä asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimilla tavoilla, esim. mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa, sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso, tai mikäli tiedot luovutetaan maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Olemme valinneet pääsääntöisesti tietojen säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme henkilötietojen suojaamisessa alan yleisiä teknisiä tietoturvaratkaisuja ja käyttöä kontrolloidaan käyttäjähallintaratkaisuilla.

Olemme kouluttaneet henkilökuntamme käsittelemään sekä valvomaan henkilötietoja lakien ja asetusten mukaisesti.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä allekirjoitettuna osoitteeseen: tulikivi@tulikivi.fi tai kirjalliset pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen: Tulikivi Oyj, Tietosuojatiimi, Joensuuntie 1226 B, 83900 Juuka, Finland

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Tulikivi Oyj:n asiakasrekisterin henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tulla henkilökohtaisesti tarkistamaan asiakastietonsa 30 päivän kuluttua tarkastuspyynnön saavuttua Tulikivi Oyj:lle. Ennen tietojen luovuttamista rekisteröidyn on aina todistettava henkilöllisyytensä viranomaisen hyväksymällä kuvallisella henkilötodistuksella.

A.    Informointi
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus toimittaa rekisteröidyille tietoja henkilötietojen käsittelystä.

B.    Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa veloituksetta kerran vuodessa tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

C.    Oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisua.

D.    Poisto-oikeus
Jos rekisteröity kokee, että häntä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, rekisteröidyllä on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme rekisteröidylle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli rekisteröity on eri mieltä ratkaisustamme, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Asiakassuhteessa olevien asiakkaiden tiedot säilytetään vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tulikivi Oyj:ssä asiakastietoja säilytetään pidempään asiakassuhteen ylläpitämisen sekä tuotteen huoltotoimenpiteiden helpottamiseksi.

E.    Vastustamisoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

F.    Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojaan suoramarkkinointiin.

G.    Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos kokee, että hänen henkilötietoja käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.